Le courrier électronique est un puissant canal d’engagement, même à l’ère des notifications mobiles et push. Cependant, si vous êtes une startup, la configuration de votre infrastructure d’envoi d’e-mails et le suivi de votre réputation peuvent être accablants et compliqués. J’ai vu plusieurs startups qui ont eu des problèmes de réputation de messagerie et que leurs e-mails se retrouvent dans le dossier spam. Ce guide est basé sur ce que j’ai appris en travaillant dans la messagerie électronique pendant de nombreuses années à une échelle d’envoi de milliards d’e-mails par mois. Je vais d’abord détailler les bases de la configuration d’une partie de la configuration technique (enregistrements DNS, domaines, pools IP, etc. Ensuite, je couvre des conseils opérationnels sur la façon de gérer et de protéger votre réputation d’expéditeur afin que vos e-mails ne se retrouvent pas dans le dossier spam.
Comment configurer vos enregistrements DNS de messagerie
Cette section est assez technique, alors n’hésitez pas à passer à la section suivante (Domain & IP Pools) si vous n’êtes pas intéressé par les détails techniques sanglants sur la façon de configurer vos enregistrements DNS (Domain Name System) de messagerie. La configuration de vos enregistrements DNS de messagerie peut être compliquée car la messagerie électronique nécessite un certain nombre d’enregistrements DNS différents pour implémenter divers protocoles qui ont été développés au fil des ans. Vous devrez configurer les enregistrements suivants pour envoyer et vous assurer que les fournisseurs de services de messagerie (ESP) peuvent authentifier votre e-mail et que votre réputation est protégée :
Ouexample.com).
vous n’aurez pas besoin de le configurer. Cependant, si vous gérez vos propres adresses IP dédiées, vous pouvez en savoir plus sur la configuration de votre enregistrement PTR ici.
com est le domaine de votre MTA vous devez les concaténer comme ceci. Certains ESP corrigent automatiquement plusieurs enregistrements SPF, mais tous ne le font pas.
Enregistrement DKIM – DKIM est un autre enregistrement DNS TXT qui passe sous le._domainkey. (ex : test._domainkey.example.com). Cet enregistrement est nécessaire pour le protocole DomainKeys Identified Mail. La façon dont cela fonctionne est de signer cryptographiquement un e-mail à l’aide d’une clé privée, puis d’ajouter l’en-tête DKIM-Signature à l’e-mail, y compris la signature cryptographique et un pointeur vers l’enregistrement DNS contenant votre clé publique. Lorsqu’un ESP reçoit l’e-mail, il peut alors rechercher automatiquement votre clé publique à l’aide de la signature DKIM et authentifier l’expéditeur a été autorisé à le faire. Sans DKIM, tout autre client de votre MTA pourrait potentiellement usurper l’envoi d’e-mails en votre nom.
Enregistrement DMARC – Il s’agit d’un enregistrement DNS TXT qui passe sous _dmarc. (ex : _dmarc.example.com) qui implémente le protocole DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance). Il indique essentiellement aux fournisseurs de services de messagerie ce qu’ils doivent faire s’ils reçoivent un e-mail prétendant provenir de votre domaine mais échouent au contrôle SPF ou DKIM. Vous devez définir votre politique DMARC sur «rejeter» afin que les ESP n’acceptent pas les e-mails de spammeurs qui tentent d’usurper vos e-mails.
Exemple simple d’enregistrements DNS de messagerie
Comment configurer vos domaines de messagerie et vos pools IP
Les fournisseurs de services de messagerie attribuent une réputation aux domaines, sous-domaines, adresses IP et adresses e-mail des expéditeurs, et utilisent ces signaux de réputation en combinaison avec le contenu de l’e-mail pour décider si un e-mail est un spam et s’il doit être livré dans la boîte de réception du destinataire.. La réputation est basée sur les taux d’engagement historiques et les taux de spam signalés par le fournisseur de services de messagerie électronique dans le passé à partir de cette adresse IP, de ce domaine, etc.
Domaines
ou pire encore, que tous vos e-mails d’entreprise soient marqués comme spam et que vous ne pouvez plus communiquer avec les clients, vendeurs, avocats, etc. (il y a des entreprises auxquelles cela est déjà arrivé !:
com pour les e-mails produits / marketingcom pour ses e-mails produits / marketing.
Adresses IP
Le score de réputation attribué à votre e-mail sera influencé par la qualité des e-mails de tous les autres expéditeurs partageant cette adresse IP. Les MTA réprimeront également de manière agressive la possibilité d’envoyer à partir d’une adresse IP partagée si votre courrier électronique a des taux de spam élevés. Du côté positif cependant, l’adresse IP partagée a déjà une réputation établie, vous pouvez donc monter et descendre en volume assez rapidement sans trop de problèmes.
IP privées – Cette option est plus coûteuse, mais vous donne beaucoup plus de contrôle sur votre réputation, car vous ne partagez l’adresse IP avec personne d’autre. L’inconvénient est que les adresses IP doivent être «préchauffées». Commencez par envoyer quelques dizaines d’e-mails par jour, puis augmentez de 50% à 100% par jour à des volumes inférieurs. Commencez à réduire les augmentations jusqu’à une augmentation de 15 à 20% par jour, car votre volume commence vraiment à augmenter jusqu’à ce que vous atteigniez votre volume cible. Cette période de préchauffage est nécessaire car un modèle courant pour les spammeurs est d’obtenir de nouvelles adresses IP, puis de commencer immédiatement à envoyer une tonne d’e-mails, de sorte que les ESP sont très méfiants face aux augmentations soudaines et significatives du volume. Augmenter lentement permet de donner aux ESP le temps de commencer à mesurer et à comprendre votre réputation en tant qu’expéditeur.
Apportez votre propre adresse IP (BYOIP) – Tous les MTA ne le prennent pas en charge, mais BYOIP est similaire aux adresses IP privées; au lieu que l’adresse IP appartienne au MTA, ils vous appartiennent. Cette option peut vous aider à éviter le verrouillage du fournisseur ou à passer par la douleur de la montée en puissance de nouvelles adresses IP si jamais vous décidez de passer à un nouveau MTA. Cependant, dans la plupart des cas, vous devez acheter un bloc minimum de 256 adresses IP (un bloc / 24 IPv4), ce qui en fait l’option la plus chère en termes de coûts initiaux.
Deux conseils pour gérer vos adresses IP :
Astuce n ° 1 : Décidez du nombre d’adresses IP dont vous avez besoin. Vous voudrez probablement commencer avec 2 à 4 adresses IP par sous-domaine d’expéditeur au minimum. Pour les sous-domaines de volume plus élevé, allouez plus d’adresses IP. Commencez à augmenter lorsque les files d’attente de courrier électronique commencent à se sauvegarder de votre côté ou du côté du destinataire. De nombreux ESP plus petits ont des limites sur le nombre d’e-mails qu’ils peuvent recevoir par seconde à partir d’une seule IP (je vous regarde orange.fr.) Si vous commencez à dépasser la capacité, vous commencerez probablement à voir SMTP 421 ou 451 codes de réponse qui indiquent que l’ESP de réception limite le débit et que vous devrez peut-être augmenter votre nombre d’adresses IP.
Conseil n ° 2 : pour protéger votre réputation, vous pouvez configurer un sous-domaine et un petit pool d’adresses IP uniquement pour tester des expériences plus risquées. Gardez le sous-domaine et le pool d’adresses IP au chaud en envoyant le trafic normal des e-mails du produit via celui-ci. Lorsque vous souhaitez tester une expérience plus risquée, telle que l’envoi par e-mail à un groupe d’utilisateurs dormants, vous pouvez canaliser les e-mails de cette expérience via ce pool de test pour surveiller son impact sur la livraison et la réputation du pool de test et éviter de nuire potentiellement à vos domaines établis et IP.
Gestion de la liste de diffusion
Les fournisseurs de services de messagerie utilisent également les taux d’engagement (taux d’ouverture, taux de clics et taux de rapport de spam) comme des signaux forts pour la réputation. Outre le contenu de votre e-mail.
Choisissez entre le double opt-in et le simple opt-in. L’opt-in unique se produit lorsqu’une personne s’inscrit à votre site Web et que vous commencez à lui envoyer des e-mails. Le double opt-in, c’est quand ils s’inscrivent. Le double opt-in entraîne une liste plus claire des e-mails, mais a moins de portée, alors décidez de ce qui vous convient le mieux. Surtout si vous rencontrez des problèmes de réputation ou des problèmes avec de fausses inscriptions (voir bombardement par e-mail), vous pouvez envisager la double acceptation. Il existe également des services comme BriteVerify qui vérifient les adresses e-mail pour voir s’il s’agit de comptes réels en combinant l’ouverture d’une connexion SMTP pour voir si le domaine et le compte existent sur le serveur SMTP et en combinant également les données de tous leurs clients.
Une fois que vous avez ajouté une adresse e-mail à votre liste, vous devez également supprimer périodiquement les adresses e-mail des comptes qui n’ont pas utilisé votre produit ou ouvert l’un de vos e-mails au cours des 3 à 6 derniers mois, même s’ils ne se sont pas désabonnés. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez faire cela :
1) Le retour sur investissement de l’envoi à ces comptes est presque toujours très faible car ils ont ignoré tous vos e-mails passés.
2) Ces comptes ont un engagement très faible avec vos e-mails, ce qui réduit considérablement votre taux d’ouverture global et votre taux de clics et a un impact sur la réputation de votre expéditeur.
3) Parfois, les entreprises anti-spam acquièrent des domaines expirés, s’assoient dessus pendant un certain temps, voient qui envoie encore à ces domaines et marquent ces entreprises comme spam.
Gérer les désabonnements aux e-mails
La principale erreur que font parfois les startups en matière de désabonnement est qu’elles rendent la désinscription difficile. Ils pensent que s’ils le rendent difficile, la personne abandonnera, restera abonnée et deviendra éventuellement un utilisateur. Ce que les gens font vraiment si votre flux de désabonnement est trop difficile, c’est de retourner dans leur boîte de réception et de vous marquer comme spam, ce qui nuit à votre réputation d’expéditeur. Voici donc quelques choses à faire et à ne pas faire pour les désabonnements:
Pas
- Rendez votre lien de désabonnement masqué ou difficile à trouver
- Obliger les utilisateurs à se connecter à un compte pour se désabonner.
Fais
- Incluez l’en-tête List-Unsubscribe dans votre e-mail. Certains ESP fournissent un bouton de désabonnement natif dans leur interface utilisateur qui utilise cet en-tête List-Unsubscribe. Lorsqu’un utilisateur clique sur ce bouton, l’ESP vous enverra un e-mail vous informant que l’utilisateur souhaite se désinscrire
- Pour l’envoi à des utilisateurs basés aux États-Unis, indiquez l’adresse postale de votre entreprise dans le pied de page de chaque e-mail produit / marketing. Ce n’est pas strictement lié aux désabonnements, mais c’est une obligation légale sous CAN-SPAM ou vous risquez une amende de 40 000 $ par violation. Cette exigence informe les consommateurs sur qui les envoie et garantit aux consommateurs un moyen de contacter l’expéditeur
Quand il s’agit d’apporter des modifications à votre programme de messagerie pour essayer de garder plus de personnes choisies dans votre liste de diffusion, vous devez être parfaitement conscient que les désabonnements suivent des fonctions de décroissance exponentielle en fonction du nombre de jours après l’inscription. Cela conduit à un biais de survie important dans l’ensemble actuel d’utilisateurs qui ont opté pour vos e-mails. Si vous voulez vraiment voir comment les modifications apportées à la fréquence, au contenu ou à votre flux de désabonnement affectent le désabonnement des utilisateurs, vous devez examiner l’impact de cette expérience sur les nouveaux utilisateurs.
Comment surveiller votre réputation de messagerie
Il existe des services qui vous aident à surveiller votre réputation. Cependant. j’ai trouvé que l’un des moyens les plus efficaces de surveiller la réputation consiste simplement à surveiller le taux d’acceptation des e-mails, le taux d’ouverture et le taux de clics par domaine du destinataire. La première chose à surveiller est de rechercher des baisses graduelles sur une période de temps prolongée. Comparez le nombre d’ouvertures et de clics uniques cette semaine à il y a 4 semaines pour un domaine particulier et examinez les domaines dont le pourcentage de déclins est le plus élevé. Pour réduire le bruit, assurez-vous de filtrer les domaines qui avaient un faible volume les deux semaines, car les petites tailles d’échantillon peuvent avoir une variance élevée. Le second recherche des domaines récepteurs dont le volume d’envoi est relativement élevé mais dont le taux d’ouverture, le taux de clics, etc. sont de 2 écarts types inférieurs à la moyenne. Cela peut vous aider à identifier les domaines problématiques et vous pouvez commencer à creuser et à enquêter pour déterminer ce qui ne va pas. Certains éléments à examiner sont les codes SMTP renvoyés lors de l’envoi d’e-mails à ces domaines, les modèles d’inscription d’utilisateurs suspects utilisant ces domaines, ou potentiellement contacter l’entreprise et voir s’ils sont prêts à examiner pourquoi votre e-mail ne reçoit pas. livré.
Différents acteurs de l’écosystème de messagerie fournissent également leurs propres outils pour vous aider à surveiller votre réputation :
2) Gmail ne transfère malheureusement pas les e-mails spécifiques qui sont signalés comme spam, mais vous pouvez obtenir une vue très simpliste de la façon dont Google perçoit votre réputation d’expéditeur en vous inscrivant aux outils de gestion des postes de Gmail. Une réputation moins élevée (verte) entraînerait probablement une dégradation des taux de livraison aux utilisateurs de Gmail.
3) Microsoft a Microsoft Smart Network Data Services (SNDS) qui vous permet de surveiller votre réputation IP avec msn.com, hotmail.com, etc.
4) Mettre en place et et assurez-vous qu’ils vont dans une boîte de réception surveillée afin que vous puissiez traiter les plaintes de spam.
5) Les fournisseurs de liste noire de spam tels que SpamCop, SpamHaus, etc. feront également rapport sur les e-mails signalés comme spam si vous enregistrez un email à abuse.net.
Gérer votre programme de messagerie
Enfin, maintenant que vos systèmes de messagerie sont tous configurés, vous voulez protéger votre réputation et vous assurer de ne pas la renvoyer accidentellement; sortir d’une mauvaise réputation d’expéditeur peut être douloureux et prendre beaucoup de temps (généralement au moins 4 semaines et plus).
Les e-mails qui nuisent à la réputation sont les e-mails avec des taux de clics médiocres et des taux de rapport de spam élevés. Ce à quoi ressemblent les bons taux d’ouverture et de clics varie selon le secteur, mais au minimum, vous devriez viser un taux d’ouverture> 10% et un taux d’ouverture> 10%. Bon serait 2x-3x plus élevé que cela. Votre taux de réclamations pour spam doit être