La transition vers la fusion de trois équipes distinctes pour unifier la diffusion de contenu pour la documentation technique et les didacticiels pédagogiques

Il y a plusieurs années, Greenway Health a procédé à une fusion de trois sociétés. Au cours du processus, trois équipes de documentation technique sont devenues une seule et ont découvert que leurs outils, processus de production, publication, sauvegardes et normes globales différaient considérablement. Après des années de tentatives d'unification, nous avons finalement trouvé le succès grâce à MadCap Flare.
Recherche d'une solution tout-en-un

Avec de multiples produits, processus et sorties, y compris les fichiers CHM, WebHelp et PDF, notre défi était de tout unir dans un seul outil qui nous permettrait de faire ce qui suit:
- Déplacer tout le contenu en ligne pour correspondre à l’orientation future de nos produits

La transition vers la fusion de trois équipes distinctes pour unifier la diffusion de contenu pour la documentation technique et les didacticiels pédagogiques

  • Améliorez l'expérience utilisateur
  • Contrôle de la marque
  • Unifier le processus de publication et le système de sauvegarde sur toutes les gammes de produits
  • Nous avons commencé par utiliser Microsoft Word, Adobe® RoboHelp® et FrameMaker® et WordPress. MadCap Flare a combiné une grande partie de ce que nous avons apprécié à propos de ces outils dans un seul package facile à gérer.
    Migrer vers MadCap Flare

    Nous avions des dizaines de milliers de sujets à migrer et des ressources limitées. Cependant, les outils de Flare ont considérablement amélioré notre processus de conversion.
    Passer de Microsoft Word

    Pour convertir des fichiers Word en pages Flare, nous avons utilisé l'assistant d'importation repensé de Flare. La mise à jour r2 2019 a introduit une interface d'importation reconstruite, offrant la possibilité de glisser-déposer n'importe quel nombre de fichiers Word directement dans l'explorateur de contenu, nous offrant un flux de travail simplifié.
    Passer de WordPress
    Passer d'Adobe RoboHelp® et FrameMaker®
    Passer de RoboHelp® et FrameMaker® était un jeu d'enfant en utilisant les outils inclus avec Flare. En suivant les instructions disponibles dans la documentation de MadCap Software, nous avons réussi à importer plus de 30 000 sujets.
    Comme ils nécessitaient peu de nettoyage, nous avons pu créer rapidement des sorties utilisables. Et bien que cela ait demandé des efforts, nous n'avons pas tardé à produire de la documentation PDF directement à partir de Flare. En fait, les sorties qui prenaient auparavant des heures à produire ne prennent plus que quelques minutes avec Flare.
    Ce que nous faisons maintenant

    Après avoir déplacé nos projets, nous avons commencé le processus de mise à niveau de notre aide vers la sortie HTML5. Cela nous a permis de rationaliser la diffusion de contenu sur tous les produits. Ce qui nécessitait auparavant neuf processus différents implique désormais un processus unique et unifié et un ensemble commun de normes.
    Avec presque toutes nos informations dans un seul outil de création d'aide - et avec un alignement complet attendu d'ici la fin de 2020 - nous avons pu appliquer une seule feuille de style à tous nos projets Flare. Cela a rendu la maintenance globale beaucoup plus facile, nous permettant d'adhérer de manière plus cohérente à nos normes de marque et de garantir que tout notre contenu est stocké et versionné à l'aide de Git.
    Au-delà de cela, en tant qu'entreprise, nous avons également étendu notre utilisation de Flare au-delà de la simple documentation technique, et elle est actuellement utilisée par nos équipes de formation pour créer des classeurs et des cours destinés à un public interne et externe. Cela a ouvert des possibilités pour une plus grande réutilisation du contenu et une meilleure intégration de l'éducation avec nos produits et services.
    Résumé
    Parce que nous avons commencé avec tant de produits et de processus différents, unifier tout le contenu sur une seule plate-forme n'a pas toujours été facile. Mais Flare nous a permis de présenter notre marque de manière plus cohérente et de rationaliser les processus tels que la production, la publication et la gestion des versions.

    À propos des auteurs Joshua Cline, rédacteur technique principal et Norbert Cartagena, directeur principal de la documentation technique et de la gestion des connaissances, sont des rédacteurs chez Greenway Health, un logiciel et un service de dossier de santé électronique (DSE) qui connecte les fournisseurs aux bonnes informations et perspectives afin qu'ils puissent faire les soins axés sur le patient sont une réalité. Joshua adore jouer de la guitare et Norbert adore passer des jours dans les bibliothèques et les librairies.

    Tags: