Google a mis à jour sa politique d’inactivité pour les comptes Google personnels. Il est important de noter comment cela pourrait affecter les protocoles commerciaux lors de l’utilisation d’un compte Google. Lisez la suite pour comprendre la nouvelle politique et les mesures que vous devriez prendre.
La mise à jour de la politique expliquée
Selon la politique, les comptes qui n’ont pas été utilisés ou connectés pendant deux ans seront considérés comme un « compte inactif ». Pourquoi est-ce important ? Avec la politique de comptes inactifs mise à jour, Google peut supprimer le compte et tout ou partie de son contenu. Cela peut inclure :
- Gmail
- Documents
- Conduire
- Rencontrer
- Calendrier
- Youtube
- Google Photos
Il est important de noter que le changement de politique concerne uniquement les comptes Google personnels. Tous les comptes utilisés pour des entreprises ou des organisations ne seront pas affectés. Bien que la politique prenne effet immédiatement, Google ne supprimera pas les comptes inactifs avant décembre 2023. Google commencera à supprimer les comptes créés et jamais utilisés avant de passer à d’autres comptes inactifs. Google a également noté qu’il enverrait plusieurs avis par e-mail à la fois à l’adresse e-mail du compte et à l’e-mail de récupération.
Pourquoi le changement ?
Les menaces de sécurité en ligne continuent d’être un gros problème. Alors que Google investit dans la technologie pour se protéger de l’exposition des comptes ou des escroqueries par hameçonnage, rien n’est infaillible. Les comptes qui n’ont pas été actifs pendant de longues périodes sont plus susceptibles d’être compromis ou piratés. Selon Google, ces types de fonds sont plus susceptibles d’être compromis si :
- Des mots de passe anciens ou réutilisés ont été utilisés
- L’authentification à deux facteurs n’a pas été configurée
- Moins de contrôles de sécurité par le titulaire du compte
Avec le changement de politique, Google commencera à supprimer les comptes inactifs pour réduire le risque de compromission du compte d’un utilisateur. De plus, la suppression des comptes inactifs réduit la quantité d’informations personnelles que Google conserve sur les utilisateurs, ce qui sécurise davantage les individus. Alors, qu’est-ce qu’un compte actif ? Google considère qu’un compte est actif si l’une des actions suivantes est effectuée :
- Lire ou envoyer un e-mail via Gmail
- Utilisation de Google Drive
- Regarder des vidéos YouTube
- Télécharger une application sur Google Play Store
- Utilisation de la recherche Google (tout en étant connecté à un compte Google)
- Se connecter à une application tierce via « Se connecter avec Google »
Ce que les entreprises doivent savoir
De nombreux spécialistes du marketing configurent des comptes Google pour lier des outils tiers à un compte, tels que Looker Studio ou d’autres outils de création de rapports. Ces comptes peuvent ne pas être configurés en tant que comptes professionnels, c’est pourquoi cette mise à jour de la politique est importante. Voici quelques conseils utiles sur lesquels les spécialistes du marketing peuvent agir dès maintenant pour s’assurer qu’un compte Google reste actif :
- Faites l’inventaire de tous les comptes Google partagés utilisés et documentez-les (en particulier pour les agences)
- Connectez-vous à n’importe quel compte Google et configurez l’authentification à deux facteurs
- Documenter l’e-mail de récupération dédié configuré pour chaque compte
- Assurez-vous que tous les paramètres du compte sont à jour
Cela garantit que toutes les informations nécessaires sont en place, surtout s’il y a un roulement dans une entreprise ou une agence. Les comptes peuvent être utilisés sur le long terme et réduisent l’impact de la création de nouveaux comptes en raison d’un manque d’informations internes partagées.
Résumé
Un processus et une documentation standard pour les comptes sont essentiels pour la sécurité du lieu de travail (et personnelle). Réduisez le risque de traiter avec un compte inactif, ou pire – un compte compromis – en prenant les mesures ci-dessus pour vous assurer que tous les comptes Google pertinents restent actifs et sécurisés. Image en vedette : Iana Alter/Shutterstock