Comment construire un intranet WordPress pour une meilleure collaboration d'équipe

De nos jours, il est époustouflant de penser que jusqu’à 60% des organisations négligent toujours leurs communications internes, en particulier lorsque nous savons que les entreprises dotées d’une stratégie de communication interne efficace sont à la fois plus productives et plus susceptibles de réussir que leurs pairs qui Pour ceux qui cherchent à intensifier leur jeu, une approche commune pour stimuler la communication et la collaboration internes consiste à créer un site intranet à l’aide de WordPress, mais la configuration d’un intranet WordPress peut être intimidante, surtout si vous n’êtes pas techniquement enclin. C’est pourquoi dans cet article, nous vous expliquerons exactement comment configurer un site intranet à l’aide de WordPress ainsi que les avantages et les inconvénients de le faire. Nous examinerons:

À la fin, vous aurez toute la sagesse intranet WordPress dont vous avez besoin pour faire le meilleur choix pour votre organisation.

Qu’est-ce qu’un intranet WordPress ?

Un intranet est comme une version Internet plus petite et privée qui peut être utilisée par les organisations et leurs employés pour partager des informations et améliorer les communications internes. En général, les intranets offrent aux utilisateurs un tas de fonctionnalités telles que :

  • Une base de connaissances avec des documents de formation
  • Outils de réseautage et de messagerie pour les employés
  • Forums de discussion
  • Un annuaire du personnel
  • Un calendrier d’entreprise

Un intranet WordPress est simplement un intranet construit et hébergé sur la plate-forme WordPress. Il peut faire partie de votre site existant (si vous en avez un) ou être construit comme un site Web autonome.Les intranets ne sont pas une nouvelle technologie – ils existent depuis les années 90. Et de manière impressionnante, ils sont toujours en cours de mise en œuvre dans de nombreuses entreprises à travers le monde (si seulement la scène grunge avait pu durer aussi longtemps ! ) Dans nos livres, une technologie qui bat encore des dizaines d’années après sa création doit avoir quelque chose qui marche. Voyons donc pourquoi vous pourriez envisager de créer un intranet en 2020.

Pourquoi devrais-je envisager de construire un intranet WordPress ?

Malgré le fait que de nouvelles technologies de communication aient émergé au cours des dernières années, les intranets construits sur WordPress offrent toujours certains avantages clés. Voici 6 raisons de les utiliser :

Collaboration améliorée des employés

Avec un plugin, un intranet WordPress permet aux utilisateurs de créer des profils (pas différents de Facebook ou LinkedIn). Cela permet aux employés de s’engager et de collaborer plus efficacement entre eux via votre réseau interne.

Personnalisation incroyable

La nature open source de WordPress signifie qu’une équipe de développement astucieuse peut adapter votre intranet aux besoins exacts de votre organisation, vous évitant de chercher des fonctionnalités dont vous ne voulez pas ou dont vous n’avez pas besoin.

Connaissance généralisée

Pour de nombreuses organisations, WordPress est déjà un outil familier. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de consacrer du temps à la formation du personnel sur la façon d’utiliser de nouveaux systèmes ou processus et vous pouvez commencer dès le premier jour.

Stockage de fichiers facile

Entre Google Drive, les clés USB, les fils de discussion et divers disques durs, vos fichiers peuvent facilement être dispersés et désorganisés. Un intranet vous permet de déposer vos fichiers dans un emplacement central, ce qui facilite leur suivi.

Faible investissement (type de)

Vous pouvez obtenir votre intranet opérationnel sur WordPress sans vous ruiner en utilisant un thème solide et quelques plugins. Cela dit, si vous recherchez une solution hautement personnalisée, vous aurez besoin d’un budget assez important pour couvrir les coûts de développement.

Mise en œuvre rapide (pour les intranets « prêts à l’emploi »)

Contrairement à la création de votre propre site à partir de zéro, WordPress vous permet de choisir votre conception. En supposant que vous n’avez besoin d’aucune personnalisation, vous ne passerez pas beaucoup de temps à résoudre les bogues ou à jouer avec le code.

Comment construire votre intranet avec WordPress

Avec le pourquoi du chemin, retroussons nos manches et découvrons comment créer un intranet WordPress. Comme vous le savez probablement, la fonctionnalité de WordPress peut être étendue pour faire presque n’importe quoi avec l’utilisation de plugins. Ici, nous allons voir comment utiliser des plugins pour transformer votre site WordPress de base en un intranet pleinement fonctionnel.

Étape 1. Configurer un site Web WordPress local

Pour créer un véritable intranet, vous devrez configurer un site WordPress local par opposition à un site accessible au public. Il existe un certain nombre d’outils que vous pouvez utiliser pour configurer un site WordPress local pour Windows, Linux et OS – mais l’un des plus populaires est d’utiliser XAMPP. Si vous ne savez pas comment procéder, vous pouvez trouver un excellent didacticiel des gars de ManageWP. L’utilisation de XAMPP pour configurer un serveur local offre deux avantages:

  • Seuls les utilisateurs de votre réseau local pourront accéder à votre intranet
  • Les rôles d’utilisateur ne sont pas trop importants tant que votre intranet est sécurisé

Cependant, cela signifie également que :

  • Les utilisateurs ne peuvent pas accéder à votre intranet s’ils ne sont pas sur votre réseau local
  • Vous aurez besoin d’un ordinateur fonctionnant pour héberger votre intranet

Si vous préférez autoriser les utilisateurs à accéder à votre intranet à distance, vous pouvez utiliser une installation WordPress standard (c’est ce que l’on appelle techniquement un extranet). Cependant, vous devrez faire très attention à votre sécurité et à vos autorisations d’accès car votre intranet sera hébergé sur un serveur public – nous en parlerons plus en détail à l’étape 3.

Étape 2.

Maintenant que l’architecture sous-jacente de votre site intranet est en place, commençons à ajouter vos fonctionnalités principales. La meilleure façon de le faire est avec le plugin BuddyPress. BuddyPress est idéal pour créer la colonne vertébrale de votre intranet car il possède de nombreuses fonctionnalités de la communauté telles que la messagerie privée, les tableaux, la création de profils et la journalisation des activités. pour localiser BuddyPress. puis activez le plug-in. Vous serez maintenant redirigé vers le tableau de bord BuddyPress. Vous pourrez maintenant choisir les fonctionnalités que vous souhaitez que votre intranet possède. Les paramètres par défaut ont déjà des profils, des notifications et des flux d’activité activés. Mais en fonction de vos besoins, c’est probablement une bonne idée d’activer les groupes d’utilisateurs, la messagerie privée et les connexions d’amis, car ceux-ci aident généralement vos employés à rester connectés et à soutenir la collaboration.Une fois que vous avez choisi les fonctionnalités. Vous pouvez maintenant commencer à inviter les membres de votre équipe, à créer des équipes lors de leur inscription et à discuter des projets et plans à venir dans votre intranet – woohoo ! Mais, ne jetez pas encore le champagne. Il y a une dernière étape pour vous assurer que votre nouvel intranet reste totalement sécurisé et totalement privé.

Étape 3. Ajoutez le plug-in tout-en-un pour une sécurité maximale

La plupart des intranets contiennent des informations sensibles sur l’entreprise et nécessitent donc une couche de protection supplémentaire. Si vous avez configuré votre intranet sur un site Web WordPress local, seules les personnes de votre réseau local peuvent y accéder. Mais pour vous assurer que votre intranet reste complètement privé, ce qui signifie que seuls les membres connectés peuvent y accéder, vous voudrez utiliser un autre plugin appelé All-In-One Intranet. (alias un extranet).Pour configurer le plug-in, accédez à vos plug-ins sur votre page d’accueil (tout comme à la dernière étape), recherchez-le. Ensuite,: sur la page de configuration, activez « forcer le site à être entièrement privé ». Ensuite, dans la zone ci-dessous, tapez l’URL sur laquelle les utilisateurs doivent atterrir lorsqu’ils se connectent (votre page d’accueil ou votre flux d’activité est généralement un bon cri). Enfin, ajoutez une heure de déconnexion automatique comme couche de sécurité supplémentaire. De cette façon, si les employés oublient de se déconnecter, votre intranet est moins susceptible d’être compromis par des utilisateurs non autorisés. Votre intranet WordPress de base est prêt à l’emploi. Prenez un high-five virtuel ! Mais que se passe-t-il si la base n’est pas votre style ? Et si vous avez besoin de plus de fonctionnalités ? Nous vous entendons. Jetons un coup d’œil à d’autres plugins et thèmes qui peuvent améliorer votre intranet.

Comment choisir les bons plugins WordPress pour votre site intranet

De nombreuses organisations nécessitent plus de fonctionnalités que la configuration de base de l’intranet WordPress. Cela peut être réalisé avec l’ajout de quelques plugins clés.Bien sûr, il est important de bien réfléchir ici.Parce que la tentation est de créer un intranet tout chantant et dansant avec plus de fonctionnalités que la Station spatiale internationale. Mais vous devez résister à l’attrait de posséder l’intranet le plus riche en fonctionnalités du monde pour 3 raisons:

  • Plus de plugins = une plus grande chance pour les pirates de compromettre votre intranet
  • Plus de plugins = temps de chargement des pages plus lents et expérience utilisateur pire
  • Plus de plugins = trop de fonctionnalités susceptibles de nuire à la productivité, à la communication et à la collaboration

Cela signifie qu’il est important de prendre en compte les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin et de supprimer celles qui ne contribuent pas activement à une meilleure collaboration et communication au sein de votre organisation. tâche pour les indécis au bureau. Donc, pour réduire votre temps de recherche, voici six des plugins les plus utiles que vous devriez considérer :

  1. Calendrier de réservation : ce plugin vous permettra de gérer facilement les réservations de salles de réunion, de hotdesks et de tout autre espace commun afin que le personnel puisse voir où il est gratuit et où il est occupé.

  2. WPForms: La création et la gestion de formulaires et de questionnaires internes est un jeu d’enfant avec le générateur intuitif de glisser-déposer de ce plugin.

  3. BBPress: BBPress vous permet de créer des forums de discussion – c’est super simple, fonctionne avec à peu près n’importe quelle conception et peut être intégré à de nombreux autres modules complémentaires dans la bibliothèque WP.

  4. Tableaux Kanban : ce plugin vous permet d’ajouter des fonctionnalités de tableau Kanban à votre intranet – un excellent choix pour stimuler l’organisation et permettre la gestion de projet au sein de votre site.

  5. Google Drive Embedder : intégrez facilement vos documents Google dans n’importe quel article ou page de votre intranet.

  6. WordPress Multisite : Pas techniquement un plugin, mais l’utilisation de WordPress Multisite vous permet de créer un réseau de sites Web à partir d’une seule installation WordPress. Ceci est idéal pour configurer des « zones » distinctes dans votre intranet. Idéal pour donner à différents départements leur propre espace.

Comment choisir un thème intranet WordPress

Alors que sur papier, vous pouvez créer votre intranet en utilisant n’importe quel thème, il existe des thèmes spécifiques qui ont été adaptés pour des performances intranet optimales. Ces thèmes vous offriront des fonctionnalités dès le départ et sont généralement très faciles à configurer et à gérer.Voici 3 options solides pour améliorer les performances de votre intranet:

Cera

Cera est un thème intranet flexible qui fonctionne bien avec le plugin BuddyPress. Le thème vous permet d’ajouter de nombreux modules complémentaires BuddyPress à votre site intranet en quelques clics. Il est livré avec un tas de modèles pour les pages spécifiques à l’intranet comme les répertoires de groupe, les messages utilisateur et privés et s’intègre également à bbPress pour vous permettre de créer facilement des forums de discussion.

Woffice

Woffice est un thème intranet populaire qui est livré avec un ensemble de fonctionnalités pratiques déjà intégrées. Avec le thème seul, vous pouvez gérer des projets, créer des espaces utilisateur, ajouter des événements à votre système de calendrier et publier du contenu sur votre wiki interne sans plugins supplémentaires. Il est super facile à installer et reçoit des mises à jour régulières pour assurer une navigation fluide et continue.

S’épanouir

Thrive est un thème fantastique qui donnera à votre intranet un aspect moderne et professionnel. Comme Cera, Thrive a été conçu pour bien fonctionner avec BuddyPress sur le plan fonctionnel et esthétique, ce qui vous permet de tirer parti de la pleine puissance des fonctionnalités de BuddyPress tout en conservant une belle apparence. Son assistant d’importation pratique le rend facile à utiliser, même si vous n’êtes pas habitué à WordPress.

Mais qu’en est-il des inconvénients de l’utilisation d’un intranet WordPress ?

D’accord, jusqu’à présent, nous avons parlé des avantages de l’utilisation d’un intranet WordPress. Mais pour garder les choses équilibrées, examinons maintenant 6 inconvénients que vous devez garder à l’esprit avant de faire tapis.

WordPress n’a pas été conçu pour créer des intranets

WordPress fait un excellent travail de création de blogs et de sites Web destinés au public. Mais sa fonctionnalité de base n’est pas si bien adaptée pour créer des intranets. Au lieu de cela, la fonctionnalité Intranet a été ajoutée au fil du temps par des informaticiens entreprenants à la recherche d’une solution alternative.Cela signifie que pour développer un intranet professionnel haut de gamme approprié, vous aurez besoin d’un personnel informatique capable de gérer le processus de création complexe. Vous avez besoin de trouver des développeurs externes qui peuvent vous aider à obtenir le résultat que vous recherchez. Comme vous pouvez l’imaginer, ce n’est pas l’option la moins chère.

Support lourd

il est probable que chacun disposera de sa propre politique d’assistance et de son propre calendrier de mises à jour. Cela peut devenir très problématique si vous avez dit que plus de 20 plugins alimentent votre intranet. De plus, la majeure partie de l’assistance WordPress est offerte via des forums ou par e-mail. Cela signifie que lorsque quelque chose tourne mal, vous attendez probablement un certain temps pour une résolution. Cue la frustration et l’anxiété éprouvantes.

Autorisations et problèmes de sécurité

La nature des intranets signifie que les autorisations et la sécurité sont probablement l’une de vos priorités. Mais les autorisations et les règles de site de WordPress sont quelque peu limitées – par exemple, sans configurer d’autorisations complexes au niveau de la page, votre dossier multimédia est accessible à toute personne connaissant l’URL exacte d’un fichier (oui, même avec l’intranet tout-en-un) Pour aggraver les choses, grâce à sa popularité, WordPress est également une cible fréquente pour les pirates et les spammeurs. Et comme 54% des vulnérabilités identifiées proviennent de plugins, il est juste de dire qu’un intranet lourd de plugins peut représenter un risque de sécurité sérieux.

Réactivité et performance

Un Intranet efficace doit être attrayant pour vos employés. Si ce n’est pas rapide et réactif, les employés reviendront probablement à leurs anciens canaux de communication – ce qui, fondamentalement, va à l’encontre de l’objectif de création d’un intranet.L’un des plus gros problèmes avec les intranets WordPress est que la vitesse du site et le chargement des pages sont souvent lents. par rapport aux solutions alternatives. C’est en grande partie grâce au nombre de plugins que vous devez utiliser pour atteindre la fonctionnalité souhaitée, ce qui vous laisse deux options: accélérer votre intranet en embauchant des développeurs coûteux pour optimiser vos plugins. Ou investissez dans des cours de méditation pour que votre personnel augmente sa patience. En réalité, aucune de ces options n’est garantie de fournir les résultats que vous recherchez.

Le dilemme de la construction ou de l’achat

Si vous avez déjà un serveur d’entreprise et une équipe de développement interne, la construction de votre propre intranet peut sembler une bonne chose, mais sachez que :

  • Comme mentionné précédemment, les intranets ne sont pas des sites Web WordPress de base et nécessitent un vaste savoir-faire à configurer (ce qui annule les faibles coûts de déploiement)
  • Vous devrez configurer votre propre serveur et solution d’hébergement. Cela signifie que vous serez responsable de la sécurité, de la maintenance et de la gestion de votre serveur et de votre intranet

Si vous n’avez pas envie de créer votre propre site intranet, l’achat d’un thème WordPress est bien sûr un meilleur choix. Cependant, bien qu’ils soient faciles à configurer et à gérer, leurs fonctionnalités peuvent être assez limitées. Vous serez également coincé avec l’apparence que le développeur a jugée appropriée, qui ne sera probablement pas entièrement compatible avec votre marque.

Les employés pourraient ne plus aimer les intranets

Enfin, une enquête réalisée par Prescient Digital a révélé que seulement 13% des employés déclaraient utiliser quotidiennement leur intranet. De plus, 31% des répondants ont déclaré qu’ils n’utilisaient jamais l’intranet de leur entreprise. De toute évidence, chaque organisation est différente, mais la plupart des données actuelles indiquent que les intranets tombent rapidement en disgrâce auprès de leurs utilisateurs. Pourquoi ? Eh bien, de nombreuses solutions intranet ne facilitent pas réellement la vie de leurs utilisateurs. Des choses comme des fonctions de recherche inférieures à la normale, des interfaces utilisateur obsolètes et des analyses inexistantes signifient que certains intranets deviennent en fait moins d’une aide et plus d’un obstacle.

D’accord, existe-t-il des alternatives intranet WordPress ?

Si vous n’êtes pas convaincu qu’un intranet WordPress est la solution pour vous, il y a quelques alternatives à considérer. Une excellente option est un service moderne basé sur le cloud.Les services basés sur le cloud offrent un certain nombre d’avantages par rapport aux intranets WordPress. Par exemple, notre produit Helpjuice propose :

  • Configuration incroyablement facile que vous n’avez pas besoin de connaissances techniques pour faire
  • Hébergement, sécurité et maintenance entièrement gérés
  • Mises à jour régulières de développeurs dédiés pour assurer le bon fonctionnement
  • Des analyses détaillées pour vous permettre de mesurer le comportement des utilisateurs
  • Fonction de recherche de type Google pour que les utilisateurs trouvent instantanément ce qu’ils recherchent
  • Assistance en direct pour résoudre les problèmes dès qu’ils surviennent
  • Outils de publication plus sophistiqués et meilleure organisation des fichiers
  • Une solution sur mesure pour répondre à vos besoins
  • Grande intégration avec votre logiciel existant

Nous pourrions continuer. Mais quand on y pense, un logiciel qui a été conçu pour faciliter les communications internes sera toujours supérieur au déploiement d’un système hybride qui était à l’origine destiné à un objectif totalement différent. Non seulement cela, mais notre Helpjuice peut profiter à votre entreprise de bien d’autres façons intéressantes et intéressantes – de la création de pages de FAQ à l’intégration de vos nouvelles embauches, les possibilités sont vraiment stupéfiantes.

En résumé

On ne peut nier l’importance d’avoir une stratégie de communication interne en place. L’élaboration d’une plate-forme à travers laquelle les employés souhaitent s’engager est essentielle.Construire un intranet avec WordPress est une solution pratique qui peut vous aider à atteindre vos objectifs de communication interne – mais ce n’est pas sans défauts si votre organisation souhaite déployer un système efficace outil de communication interne qui peut être construit en un après-midi, sans savoir-faire technique tout en ayant l’air et fonctionnant parfaitement, alors une solution comme Helpjuice pourrait être un meilleur choix pour vous.Si vous souhaitez en savoir plus sur Helpjuice.

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