15 fonctionnalités à rechercher dans le logiciel de gestion de projet de votre agence

En tant qu’agence de marketing avec plusieurs clients, il est crucial d’être organisé.

Lorsque vous exécutez plusieurs projets – avec de nombreuses parties prenantes impliquées – vous devez mettre en place un système qui non seulement vous permet, à vous et à votre équipe, de rester sur la bonne voie, mais garantit également que vos clients sont également tenus au courant.

Cela signifie travailler au sein d’une structure où:

  • votre équipe respecte les échéanciers du projet et respecte les budgets fixés
  • où vous pouvez suivre les indicateurs de performance clés tels que le retour sur investissement du projet; et
  • où vous pouvez facilement clarifier la portée du travail avec les clients et rendre compte de vos progrès

Bien sûr, en fonction du nombre de clients avec lesquels vous travaillez, la gestion de ces tâches peut rapidement devenir compliquée.

C’est pourquoi il est judicieux d’utiliser un logiciel de gestion de projet d’agence.

Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet d’agence ?

Le logiciel de gestion de projet d’agence est spécialement conçu pour que les agences marketing restent au courant de leurs projets, en particulier si plusieurs d’entre eux fonctionnent simultanément. Idéalement, il devrait s’intégrer à votre logiciel de marketing et d’analyse existant et vous permettre de rationaliser vos processus de reporting.

Cependant, il peut être difficile de savoir quel logiciel convient le mieux à votre entreprise et lequel est le mieux adapté à vos besoins individuels.

Par conséquent, dans cet article, nous allons discuter des 15 fonctionnalités principales que la boîte à outils choisie doit toujours contenir.

Voici ce que vous devez vérifier:

Gestion des ressources

La planification et l’allocation des ressources est un élément fondamental de la gestion de projet, car vous devez savoir quels outils le projet va nécessiter et combien de temps – et d’argent – ils vont consommer.

Semrush peut certainement vous aider, avec la nouvelle fonctionnalité « Tâches » de Client Manager qui simplifie plus que jamais le processus. Non seulement il vous permet de créer des tâches dans le système Semrush, mais il vous permet également d’estimer le temps nécessaire pour effectuer ces tâches et d’évaluer les coûts ultérieurs.

Cela garantit que vous avez une bonne idée de ce qui est viable dans le temps, ainsi que de la destination probable de l’essentiel de vos coûts.

Données client centralisées

Le fait de disposer des données et des informations de chaque client dans un seul endroit centralisé peut vous éviter de nombreux maux de tête, à la fois en termes de facilité d’accès et de réduction des erreurs de données potentielles.

Dans cet esprit, notre outil Client Manager a maintenant été intégré à notre outil Projets, afin que vous puissiez accéder à l’ensemble des données de chaque client via l’onglet « Projets ». Cela signifie non seulement la fin des va-et-vient entre des rames de données de feuille de calcul; vous n’avez même pas à vous déplacer entre les outils Semrush ! Tout est bon pour aller au même endroit, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts.

Tableaux de bord KPI

Tout outil de gestion de projet qui se respecte doit vous permettre de suivre et d’évaluer les progrès et l’impact du travail client que vous effectuez. Ceci est crucial non seulement pour avoir une meilleure compréhension de ce qui se passe mais aussi pour pouvoir illustrer vos réussites et vos difficultés à vos clients.

Semrush dispose de plusieurs tableaux de bord qui peuvent fournir une vue d’ensemble de ces KPI, y compris un tableau de bord de présentation spécifique au projet. En fonction de l’objectif principal du travail que vous effectuez, il existe également de nombreux autres tableaux de bord spécifiques à un domaine pour:

  • SEO
  • Publicité
  • Marketing de contenu
  • Des médias sociaux
  • Recherche de concurrents

Cela facilite la localisation et la consultation des données clés que vous recherchez à tout moment.

Gestion des tâches

Une fois que vous avez déduit les tâches à effectuer, qu’il s’agisse de tâches récurrentes ou ponctuelles, vous avez besoin d’un moyen de les attribuer aux membres de votre équipe concernés. Cela peut impliquer de nombreuses vérifications croisées sur les feuilles de calcul – à moins que vous ne disposiez d’un outil de gestion de projet d’agence qui le fasse pour vous.

Avec l’outil Semrush Marketing Calendar, vous pouvez attribuer ces tâches directement aux membres de votre équipe, avec les délais et les informations de support (ainsi que la possibilité de créer des tâches récurrentes).

Cela garantit la responsabilité et vous permet de surveiller la progression de chaque tâche du début à la fin.

Hiérarchisation des tâches

Outre la possibilité de créer et d’attribuer des tâches, il est important que votre logiciel de gestion de projet vous permette de les hiérarchiser également. Cela garantit que les choses les plus urgentes sont faites en premier et permet à tout le monde de savoir ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas.

Client Manager dispose de cette fonctionnalité, vous permettant de définir l’un des trois paramètres de priorité (élevée, moyenne et faible) pour chaque tâche que vous créez, ainsi qu’une échéance.

Un calendrier

Un calendrier peut sembler être une exigence de base, mais c’est une exigence importante. Il vous permet de planifier les étapes clés d’un projet spécifique et de signaler les événements importants dans vos relations clients. Il vous permet également de conserver tous ces plans et rappels en un seul endroit, pour chacun ou l’ensemble de vos clients.

Le calendrier marketing Semrush vous permet de faire tout cela et, comme mentionné ci-dessus, a également des intégrations avec d’autres outils Semrush, vous permettant de garder une trace de tout en un seul endroit.

Collaboration et communication en équipe

La collaboration et la communication sont les pierres angulaires d’une gestion de projet efficace car, sans elles, les équipes sont incapables de travailler sur la même longueur d’onde. Cela signifie que certaines tâches peuvent être négligées ou que certains membres de l’équipe peuvent ne pas savoir exactement ce qu’ils doivent faire. Quoi qu’il en soit, votre production en souffrira et vos clients ne seront probablement pas impressionnés.

Semrush peut vous aider à faire en sorte que cela ne se produise pas. Par exemple, supposons que vous deviez produire un article de blog pour un client sur un sujet particulier. Après avoir utilisé l’outil de recherche de sujet pour trouver un angle approprié, vous pouvez ensuite envoyer cette carte directement à l’écrivain sur Trello.

Vous pouvez également laisser des notes à vos collègues sur certains graphiques dans la boîte à outils Semrush, ce qui réduit les moyens de collaboration qui prennent plus de temps.

Partage de fichiers

Chaque fois que vous effectuez une tâche, mettez à jour un calendrier ou créez un modèle, il est important que d’autres parties prenantes, qu’il s’agisse de collègues ou de clients, puissent facilement accéder à ce que vous avez fait et le revoir.

Semrush dispose de plusieurs capacités de partage de fichiers qui vous permettent de le faire rapidement et efficacement. Celles-ci incluent le partage de vos modèles de contenu SEO dans SEO Writing Assistant, des modèles de rapport dans Mes rapports et des calendriers et / ou des tâches dans le calendrier marketing. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité « Collaboration » dans Content Audit pour travailler avec des participants invités dans un document Google.

Semrush for Project ManagementPlanifier des projets pour les clients, faire du marketing, suivre et partager les résultats

Comme nous l’avons déjà évoqué, il est essentiel de pouvoir suivre vos progrès et de démontrer les résultats de votre travail à vos clients. Cependant, la compilation de vos propres rapports peut demander beaucoup de travail supplémentaire, ce qui signifie que l’outil de gestion de projet que vous avez choisi devrait idéalement vous offrir la possibilité de personnaliser et d’exporter vos rapports rapidement et facilement.

C’est exactement ce que fait l’outil Mes rapports de Semrush, vous permettant d’exporter les données de n’importe quel outil d’analyse directement dans un rapport personnalisé. Vous pouvez également personnaliser ces rapports et créer vos propres mises en page personnalisées, avant de les partager facilement avec vos clients (et / ou collègues).

Vous pouvez également présenter les résultats de votre travail directement via les outils eux-mêmes avec la prochaine fonctionnalité Mode présent, qui masque tous vos autres projets clients. Cela vous permet de parler en temps réel avec vos clients, vous aidant à établir des relations plus étroites et en ajoutant plus de poids à vos communications.

Automatisation des rapports

Comme évoqué au point précédent, la compilation de rapports pour vos clients peut prendre du temps. Cela est particulièrement vrai pour les rapports récurrents, dans lesquels l’objectif est simplement de mettre à jour un client particulier sur les performances de son projet sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Mes rapports vous évite d’avoir à mettre à jour et à envoyer ces rapports en activant l’automatisation. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la fréquence du rapport, et les données qu’il contient seront automatiquement mises à jour (en fonction de vos configurations d’origine).

Il y aura également bientôt une option de portail client dans le cadre du kit de croissance de l’agence, où vos clients pourront accéder à tous leurs rapports et suivre les performances de leur site Web en un seul endroit. Alors, surveillez cet espace !

Évolutivité

Au fur et à mesure que votre agence grandit, vous devez vous assurer que le logiciel de gestion de projet choisi a la capacité de grandir avec vous. Vous ne voulez pas réviser votre système pour suivre les changements; vous souhaitez pouvoir effectuer une transition en toute transparence, au fur et à mesure que vous augmentez la portée de vos projets et la taille de votre clientèle.

Comme son nom l’indique, le kit de croissance de l’agence est conçu dans un souci d’évolutivité. Lorsque vous vous inscrivez, vous obtenez un accès illimité à Client Manager, vous permettant de créer votre liste de clients sans restriction. Il existe également des possibilités de mettre à niveau votre compte Semrush plus large en fonction de votre croissance, en vous assurant que vous êtes équipé pour répondre à toute augmentation de la demande.

Fonctionnalité du cloud

Dans le paysage commercial moderne, les entreprises réalisent de plus en plus les avantages d’opérer sur le cloud, et le logiciel en tant que service (SaaS) en est une grande partie. En effet, les principaux avantages comprennent:

  • soutien à distance de la main-d’œuvre
  • aucune installation
  • réduction des coûts de maintenance et de licence
  • la capacité à évoluer facilement et à s’intégrer à d’autres solutions; et
  • aucune installation de mise à niveau ni aucun achat

Semrush est une solution SaaS entièrement basée sur le cloud qui coche toutes ces cases, ce qui signifie que votre agence peut économiser considérablement en temps, en argent et en ressources informatiques.

Sécurité des données

La sécurité des données est un autre problème crucial auquel les entreprises modernes doivent faire face, et cela est particulièrement vrai pour les agences. Vos clients vous font confiance avec leurs données sensibles et ils ont besoin de savoir qu’elles sont stockées et protégées en conséquence.

Semrush n’utilise les données de vos clients à aucune fin, et elles sont stockées, gérées et protégées conformément au GDPR et PDI CSS.

Intégrations

Lorsque vous gérez des projets, il peut être déroutant et fastidieux de passer d’un programme ou d’un outil à l’autre. Les logiciels intégrés peuvent aider à résoudre ce problème et alléger considérablement votre charge de travail et votre capacité à fournir des solutions plus rapides, meilleures et plus intuitives à vos clients.

Semrush dispose actuellement d’intégrations étendues avec Google Search Console et Google Analytics, ainsi qu’avec Google My Business et Google Disavow Tool. Il y a aussi:

  • Autres intégrations de Google Suite, telles que Gmail, Google Docs et Google Tag Manager
  • Intégrations des médias sociaux via la boîte à outils des médias sociaux
  • Intégrations autonomes avec des logiciels populaires tels que WordPress, Trello, Majestic et Zapier

Assistance client

Si vous rencontrez des problèmes avec votre logiciel de gestion de projet – ou si vous ne savez pas comment fonctionne quelque chose – ce n’est pas seulement vous qui êtes concerné: vos clients le sont aussi ! Par conséquent, il est essentiel que votre programme soit soutenu par un service client fiable, réactif et joignable.

Semrush fournit une assistance dédiée 24h / 24 et 7j / 7, ainsi que:

  • un vaste centre d’aide composé de manuels, de workflows, de guides pratiques et de guides
  • opportunités de démonstration
  • cours d’intégration; et
  • une multitude de supports pédagogiques, notamment des vidéos, des webinaires, des articles, etc

Tirer parti de Semrush comme outil de gestion de projet d’agence

Trouver un progiciel capable de fournir toutes ces fonctionnalités est un défi, mais – comme vous pouvez le voir – c’est exactement ce que fait Semrush. C’est une plateforme unique qui vous permet de:

  • planifier des projets efficacement grâce à des estimations de temps et de ressources, ainsi qu’à des intégrations de création et d’allocation de tâches
  • réaliser des projets en permettant une collaboration plus étroite au sein de votre équipe, ainsi que des informations détaillées et une analyse de projet; et
  • rapport sur les projets avec suivi automatique et outils automatisés spécialisés

Tout cela signifie que vous:

  • Économisez de l’argent et des ressources
  • Gagnez du temps en passant d’un programme à l’autre (réduisant le risque d’erreurs ou de problèmes de sécurité des données)
  • Peut créer un cadre fonctionnel qui peut être utilisé pour optimiser vos processus de travail pour différents clients

Pas mal pour un simple outil de marketing numérique, non ?

En conclusion

En combinant les riches capacités de marketing numérique de Semrush avec une boîte à outils de gestion client impressionnante et complète, votre agence peut rationaliser et simplifier vos projets, vous aidant à fournir des résultats efficaces pour vos clients et à stimuler la croissance de votre entreprise.

Alors, pourquoi ne pas nous essayer ? Commencez votre essai gratuit maintenant, et voyez par vous-même comment Semrush peut vous aider à transformer votre agence !

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